VeranstaltungsDesign update 01-09

Liebe Leserinnen und Leser,

Sie kennen sicher den Spruch von Konrad Lorenz „Gesagt ist noch nicht gehört, gehört noch nicht verstanden usw.“. Bei den eigenen Veranstaltungen liegt es in Ihrer Hand ob Ihre Gäste, die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zuhören, verstehen, emotional bewegt sind, aktiv mitwirken, sich engagieren.

Wie das gelingt, ist langjähriges Know-How aus der Personal- und Organisationsentwicklung. Trotzdem gleichen noch viele Fach- und Jahrestagungen, Kunden- und Mitgliederveranstaltungen einem monotonen Frontalunterricht. In den updates 09-08 und 11-08 waren Kriterien für die Wahl der Methoden, der Dialog als Gesprächsprinzip sowie künstlerische Methoden und die Dramaturgie unser Thema. Lassen Sie sich nun von Beispielen von Veranstaltungen mit Methoden aus Training und Beratung inspirieren.

Herzlich
Helga Stattler

topic

Das Ende der Frontalberieselung

Bei der SciCom08, der Tagung für Wissenschaftskommunikation in Wien, waren sich sogar die Wissenschaftler darüber einig, dass das Konzept der „Defizitkommunikation“ – also ein vermeintlich unwissendes Publikum mit den Segnungen der Wissenschaft vertraut zu machen – ausgedient hat. Die Kommunikation müsse „symmetrisch“ verlaufen, man solle voneinander lernen.

Bei Seminaren, Workshops und Konferenzen werden interaktive Methoden seit den 80er-Jahren immer selbstverständlicher. Nach einem Kongress im Jahr 1984 mit aufwändiger Vorbereitung bekam der Organisationsberater Harrison Owen das Feedback, das Beste wären die Kaffeepausen gewesen. Er überlegte: Wie kann eine Veranstaltung ablaufen, die nur noch aus Kaffeepausen besteht? Das war die Geburtsstunde von „Open Space“ und der Entwicklung und weltweiten Verbreitung von Methoden, die aus passiven TeilnehmerInnen aktiv Mitwirkende machen. Diese Gründungslegende, die Coffee-break-Metapher, hat vielleicht auch eines der neueren Formate, das World Café inspiriert.

Wenn es bei Ihrer Veranstaltung, z.B. einer Fachtagung, darum geht, zwanglos Kontakte zwischen Personen zu knüpfen, die sich erstmals treffen und sofort offen über eine konkrete Frage diskutieren sollen, oder wenn eine interdisziplinäre Gruppe ihr breites Know-how zusammenführen soll, dann könnte World Café die richtige Methode sein. Könnte! Aber entscheiden Sie sich nicht nur dafür, weil das gerade „in“ ist.

Um aus der Vielfalt dieser Methoden, von der Zukunftskonferenz bis zu Appreciative Inquiry, von Speed Dating bis zum Metalog, die richtigen zu wählen, muss man wissen, wie sie funktionieren, was die Voraussetzungen für einen erfolgreichen Ablauf sind und schon viel Erfahrung in der Begleitung solcher Veranstaltungen gesammelt haben. Das Design muss für die Zielsetzung und die beteiligten Menschen maßgeschneidert werden.

Unser Anspruch ist darüber hinaus, diese Methoden in einen durchkomponierten Ablauf organisch zu integrieren und so aus der Veranstaltung von der ersten Information bis zu der Kommunikation nachher einen erlebnisreichen Gesamtprozess zu machen.

Wenn Sie Beschreibungen dieser Methoden oder Beispiele der Anwendung suchen, dann werden Sie bei „all-in-one-spirit“ fündig. Matthias zur Bonsen hat Pionierarbeit zur Verbreitung innovativer Methoden für Veranstaltungen im deutschsprachigen Raum geleistet. Deshalb verweise ich gerne auf seine Site, auf der Sie eine Fülle von Informationen finden. Beschreibungen der Methoden gibt es unter der Rubrik Artikel, Praxisbeispiele, Materialien und Tipps unter Ressourcen.

www.all-in-one-spirit.de >

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reflection

Planungsprofis und Improvisationskünstler

Gibt es für Ihre Veranstaltungen einen genauen Ablaufplan, der allen Mitwirkenden bekannt ist? Das wollen wir doch hoffen. Aber dann beginnt die Live-Veranstaltung mit all dem Unvorhergesehenen, das „live“ eben so mit sich bringt. Was haben wir da nicht schon alles erlebt, was OrganisatorInnen ganz augenscheinlich aus der Fassung bringt. Vom Keynote-Speaker, dessen Flugzeug Verspätung hat, den üblichen technischen Pannen bis zu den kommunikationsfreudigen Teilnehmern, die nach der Pause (sic!) nicht ins Plenum zum nächsten Vortrag kommen wollen.

Je mehr Freiheit und Raum Sie der Interaktion und Mitwirkung des Publikums geben, desto mehr ist die Flexibilität der Planungsprofis und die Kunst der Improvisation gefragt. Und zwar im Sinne von Aufmerksamkeit, einfühlsamen Zuhören, Sensibilität für den richtigen Zeitpunkt, für Beschleunigung oder Entschleunigung, für mutige Entscheidungen das Geplante zu ändern, für ehrliche Kommunikation, für die spontane Interaktion mit dem Publikum, um die Bedürfnisse im Raum und die eigenen Ziele zu verbinden. So verstanden setzt Improvisation hohes Können und Professionalität voraus.

Als Metapher fällt mir hier die Musik ein. Improvisation gibt es nicht nur im Jazz. Musik entsteht aus der Improvisation, wird in Noten festgeschrieben und lädt wieder zu neuen Variationen ein, sowohl Komponisten als auch Interpreten. Pausen, Lautstärke, Klang, Rhythmus, Raumakustik beeinflussen Musikerleben und werden genauso bei Veranstaltungen – wenn auch oft unbewusst – wahrgenommen.

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report

Moderationskunst als Schlüssel

Wie kann ein langjährig gewohntes Veranstaltungsformat vom Frontalvortrag zur lebendigen Fachdiskussion entwickelt werden? Lesen Sie dazu unser Projektbeispiel "Moderationskunst als Schlüssel".

Lust auf mehr Beispiele aus der Praxis? Hier klicken! >

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tip

Musik und Inspiration

In der Reihe „Führungskunst“ zeigt der Solist und Querdenker Miha Pogacnik, dass Führungskräfte nur mit Inspiration, Kreativität und Leidenschaft das volle Potenzial ihrer Unternehmen ausschöpfen können. Sein Instrument ist die Geige, sein Medium eine Bachfuge. Kann Musik semantische Bedeutungen annehmen? Wie nahe sind sich Musik und Sprache? Kann ein Künstler durch musikalische Interpretation von Management-Prozessen gewohnte Denkmuster aufbrechen? Veränderung – Panik – Loslassen – Innovation – Integration im Verlauf eines Musikstücks. Das Finale ist jedenfalls motivierend. So sollte auch der Funke im Laufe einer schwierigen, kontroversiellen Diskussion überspringen, wenn ein gemeinsames Ergebnis geboren wird. Zum Beispiel bei einem Kick-off-Meeting.

Die 6 Kurzvideos sind auf folgender Site zu sehen und hören:
www.focus.de/karriere
(Tipp: runterscrollen zu Videos ... und die Werbung ertragen)

Veranstaltungen als Orte der Kommunikation

"Offline" heißt einer von neun gesellschaftlichen Trends, die Matthias Horx und sein Zukunftsinstitut im neuen Trendreport 2009 vorstellen. Die neue Offline-Kultur ist ein klassischer Gegentrend zur immer mehr ansteigenden elektronischen Vernetzung. Das heißt nicht, dass die neuen Medien verweigert werden, sondern es geht um eine bessere Balance zwischen virtueller und realer Welt. Soziale Orte, wo man sich real begegnet, sind wieder gefragt. Die Mitglieder von Internet-Netzwerken wie Xing organisieren zum Beispiel verstärkt lokale Veranstaltungen um Kontakte mit den Menschen zu knüpfen, die sie nur von ihren Profilen kennen.

Lernprojekt „Veranstaltung“

Erhöhen Sie die Qualität Ihrer Veranstaltung auch bei geringeren Budgets. Nicht immer ist Outsourcing die beste Lösung. Machen Sie Ihre Veranstaltung zu einer Praxisfallstudie für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, fordern und fördern Sie sie. Das interne Know how und die Motivation Ihres eigenen Teams ist besonders wertvoll. Gäste und Teilnehmer Ihrer Veranstaltung werden merken, dass mit Hirn und Herz geplant und organisiert wurde. Und die MitarbeiterInnen lernen, ein komplexes, bereichsübergreifendes Projekt zu managen, kreative Ideen zu verwirklichen und erhöhen lustvoll ihre Fähigkeit zur Zusammenarbeit. Die professionelle Begleitung des Projekts unterstützt Ihr Team dort, wo Know how benötigt wird. Genau das ist unser Arbeitsprinzip und Ihr Nutzen.

Laden Sie uns zu einem Gespräch ein – wir informieren Sie gerne darüber wie wir vorgehen:

t +43 1 4801417 oder m +43 676 7801417
office@veranstaltungsdesign.com

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„Die Dinge sind nie so, wie sie sind. Sie sind immer das, was man daraus macht.“
Jean Anouilh

Vorschau auf VeranstaltungsDesign update 03-09

Im nächsten Newsletter setzen wir die Serie über die vielfältigen Methoden für Veranstaltungen mit Methoden aus der Wissenschaft fort, zum Beispiel Delphi-Methode, Motivforschung, Tiefeninterview, interdisziplinäre Forschungsmethoden.

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Über Ihr Feedback und Anregungen freuen wir uns!

Wir sprechen in allen Texten sowohl Leserinnen als auch Leser an. Alle personenbezogenen Formulierungen im Text beziehen sich also auf weibliche und männliche Personen, auch für den Fall, dass es im Text nicht ausgeschrieben ist.